комбинированные;
по принадлежности:
партийные (и других
общественных организаций);
административные;
научные и научно-технические;
объединенные.
Чтобы достичь целей,
необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько
обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты (рис.
11.1).
Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается
вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые
нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем
другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене
информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных)
ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.
Рис.
11.1. Технология организации и проведения деловых совещаний
Кроме того, на этом же этапе
менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение
вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное
совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И если
после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В
противном случае от него необходимо отказаться.
После того как принято решение
о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав
участников. При подготовке повестки дня необходимо определить:
q содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;
q условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;
q кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.
Основные ошибки, допускаемые
при формировании повестки дня:
1. Отсутствует главная тема
совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного
разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.
2. Участникам предварительно
не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.
3. В повестку дня включены
вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание
превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его
участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в
позицию пассивных слушателей.
4. Не удается придерживаться
повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы
или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.).
При решении вопроса о составе
участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по
количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно,
например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию
в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее
компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда
являются руководители подразделений.