Итак, составлен план
организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы
поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить
к функциям управления, — контроль.
Контроль, как правило,
ассоциируется с властью, командованием: «поймать», «уличить», «схватить». Такое
представление о контроле уводит в сторону от главного содержания этой функции.
Понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контролирование (проверка) как
вид административной деятельности». Оно охватывает собой и активную
деятельность менеджера — управление.
В
самом общем виде контроль означает процесс
соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с
запланированными.
Как видно из определения, в
процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько
оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение
потребностей внутренней и внешней среды.
Слово «контроль» первоначально
использовалось в бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной
деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая часть
управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом
менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря
которой организацию можно удерживать на нужном (верном) пути, сравнивая
показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).
Некоторые организации создали
целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и
деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между
ожиданиями — определенными первоначальными планами менеджмента и реальными
показателями деятельности организации. Следовательно, тот, кто имеет
современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.
Для менеджмента характерно не
только большое количество различных видов планов, но и видов, и систем
контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее
обратной связи: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В
результате этого устанавливаются определенные отклонения от заданных
показателей с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо
усилить воздействие, если результаты позитивные.
В процессе контроля можно
получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз
следует делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое
воздействие оказал контроль на принятие решений? воздействие контроля было
позитивным или негативным? какие выводы следует сделать для выработки новых
целей?
В практике управления
существует своего рода технология контроля (рис.3.6). Однако какую бы
технологию контроля мы не применяли, окончательная цель его состоит в том,
чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.
В основу создания всех систем
контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии (рис.3.7):
эффективность контроля — определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов,
связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля
недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику
контроля);