Что касается количества
участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в
зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант — совпадение
количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении
вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах
повестки дня.
Определив состав участников,
надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания
отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам
правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к
нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная
кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.
Совещания лучше проводить во
второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение
рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с И до 12 ч и
второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это
для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их
работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое
совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине
рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.
Основные ошибки, допускаемые
при проведении совещания:
q не регламентируется его продолжительность;
q не соблюдается установленная продолжительность;
q совещания слишком продолжительны;
q не делаются перерывы;
q не ограничивается время на доклады и выступления;
q участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.
Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч представлена на рис. 11.2.
Приглашенные на совещание
рассаживаются чаще всего за столом прямоугольной формы. Это крайне неудобно и
для руководителя, и для участников совещания. Известна другая, более удобная
форма стола — трапециевидная (рис. 11.3.). За таким столом никто никому не
мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председателю и
секретарю-стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.
Помещение должно иметь хорошую
звукоизоляцию, нормальную температуру и нормальную относительную влажность
воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию и т.п.
Рис.
11.2. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч: 1 — стол для
совещаний; 2 — стулья; 3 — экран; 4 — шкаф для проекционной аппаратуры; 5 —
столы для совещаний; 6 — шкаф для макетов; 7 — стол журнальный; 8 — кресло для
отдыха; 9 — цветочница
Рис.
11.3. Схема размещения участников совещания
Основные ошибки, допускаемые
при определении места проведения совещания:
 |